新入社員に必ず任される仕事といっても過言ではない議事録作成の取り方を伝授します。
例
会議のテーマ
自社のビールの落ち込んだ売り上げをテコ入れしたい
・登場人物 A部長 B課長 C社員（議事録作成係)
A部長
「このところ、ビールの売り上げが前年比で95%にとどまっている。何とかテコ入れせねば。
B君、考えられる原因を述べたまえ。」
B課長
「競合が従来の3%の値下げで、拡販を行っており、そちらに流れているようです。また今年の夏は平年よりも涼しいことも原因です。」
A部長
「そうだね。今年は本当に涼しいよね。
うちは高級ブランドで売っているから安易に値下げして、ブランドの既存イメージは崩したくないんだよね。C君、良い案ないかな？」
C社員
「セカンドブランドで発泡酒の開発に着手しましょうか？今週中に開発部に打診してみます。」
B課長
「中高年世代だけでなく、若手もターゲットにして、新たなターゲット掘り起こしましょう。CMのイメージキャラクターに若手俳優の起用したら如何でしょうか？私の方で、宣伝部に掛け合って、今月中に広告代理店と共同で話を進めます。」
A部長
「いいね。そうしてみよう。」
悪い議事録
当社のビールの売り上げが落ち込んでいる。競合の値下げと今年の冷夏が影響しているようだ。
高級ブランドイメージは崩したくないので、ビールの値下げはせずにセカンドブランドとして発泡酒の開発に着手する。
CMでは若者をターゲットに考慮し、若手俳優をイメージキャラクターとして使用する。
→参加者の意見を言い換えたり、要約しているだけ。むしろ議事録で議論の焦点が分かりにくくなってしまった。
良い議事録
・課題
落ち込んだビールの売り上げをリカバリーする
・原因
競合他社の値下げ
冷夏
主要ターゲットだった中高年層の市場が飽和状態
・今後の方策
C社員 今週中の2/12までに開発部に企画を打診する。
B課長 今月中の2/26までに宣伝部と広告代理店の共同で話を進めるように調整する。
会議をする背景には基本的に何かの課題を解決することが挙げられます。そのため、解決したい課題は何か明確化します。
次にその課題の背景となる問題を明確化します。
最後にその問題を解決するために誰が何をいつまでにどうするか明確化します。
これらさえ押さえれば、誰が見ても分かりやすい議事録の作成が可能です。
