仕事が忙しすぎて、タスク管理が十分に出来ない時にそれを改善する方法を紹介します。
今回はメールでの依頼をどのように効率的に捌くか紹介します。
基本的対処
案件ごとにフォルダを作ります。期限が定まっているタスクの場合にはフォルダ名に期限も明記します。
送信者毎にフォルダを作成する人が多いですが、案件が複数のメンバーにまたがるとややこしくなります。案件での分類が望ましいです。
重要な仕事の場合
未読の場合、未読メール数がマークアップされるので、それを無くすように心がけます。特に重要なメールはアーカイブに取ったり、テキストファイルで別途プロジェクトフォルダに保存します。返信するときは必ず関係者にCcを付けます。
重要な仕事じゃない場合
社内行事の出欠管理などの重要性は低いものは、見た瞬間にその場で処理して消します。
社内の飲み会の出欠は迷う方が多いと思いますが、少しでも行きたくない気持ちがよぎったら、その場で欠席の連絡をしましょう。
社内の飲み会といった些末なことに出席しようかどうしようか悩むことは思考力を奪います。非常に無駄です。メールを見た瞬間に行きたくない気持ちがよぎったらそれが本心なので、素直にそれに従いましょう。
関係者へのCcは不要です。社内行事といういう対外的にどうでも良いことでも、わざわざCcを付けて返信する人がいますが、それを受け取った他の人は、わずらわしさを感じます。主催者だけに返信すればOKです。
外出先の場合
自社の自分宛てにメールを送ってしまいます。件名には案件と期限を明記します。
まとめ
上記の作業を習慣化すれば、重要かつ期限がタイトなタスクがメール上に残るので、大きな確認ミスを大幅に減らせます。また些末な仕事はその場で処理するので、放置→返信忘れも減らせます。また自分に来た情報をメールに集約できるので、確認が楽です。
未だに電話をかける人がいますが、ビジネス上の連絡や回答はエビデンスが大事なので、メールを使う習慣を心がけましょう。また電話は相手の大事な時間に割り込むことになるので、緊急の場合以外は避けるのが望ましいです。
このルールを個人だけでなく、部署や会社まで拡大すれば一層効率的になります。紙のメモ帳では無くすと終わりですが、そうしたリスクが無いのも良いです。
